Privacybeleid NTVT B.V. voor gebruikers van de Editorial Manager portal van het NTVT

Nederlands Tijdschrift Voor Tandheelkunde B.V., gevestigd aan Zwarte Woud 14, 3524 SJ Utrecht, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar bestuurders, de heer prof. dr. F.R. Rozema, mevrouw drs. H.C. Hofland-Hansma en de heer mr. drs. S.T.P. Hiep, hierna: NTVT,

verklaart

de website (http://www.editorialmanager.com/ntvt/) te gebruiken voor het managen van de kopij en het peer review-proces van de artikelen en in dat kader verantwoordelijk te zijn voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website zoals weergegeven in deze privacyverklaring en die verwerking te zullen doen met inachtneming van onderstaande voorwaarden en regels.

Ter voldoening aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft NTVT dit privacybeleid opgesteld.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die NTVT verwerkt:

AW-gegevens;
Geslacht;
Emailadres;
Telefoonnummer;
Bankgegevens (alleen bij honoraria).

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

NTVT verwerkt geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u.

Grondslag voor gegevensverwerking

NTVT mag rechtmatig persoonsgegevens verwerken als wij dat doen op basis van een juridische grondslag. Er is sprake van een juridische grondslag op basis van:

Toestemming van contractspartners;
Wettelijke verplichtingen;
Overeenkomst tussen Nederlands Tijdschrift Voor Tandheelkunde B.V. en auteurs c.q. coauteurs;
Gerechtvaardigd belang.

Doeleinden gegevensverwerking

NTVT verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Kopijmanagement (rol author of editor) of peer review-proces (rol reviewer).
Het uitvoeren van overige aan ons gevraagde diensten.
Het versturen van uitnodigingen voor speciale gelegenheden van de NTVT (bijvoorbeeld Auteursdagen), waarbij wij een gratis afmeldmogelijkheid van dit soort mailings bieden.

Alleen de bureauredactie van het NTVT heeft toegang tot bovengenoemde persoonsgegevens in Editorial Manager. Zij hebben deze toegang om auteurs/referenten te helpen of vastgelopen processen weer voort te laten lopen.

E-mailadressen van coauteurs worden slechts gebruikt ter accordering van de inzending van een artikel of voor het versturen van uitnodigingen voor speciale gelegenheden zoals hiervoor bedoeld.

Auteursgegevens/bronvermeldingen

Auteursgegevens in aangeleverde artikelen (word-bestand) zullen zichtbaar zijn voor de redacteuren, niet voor de referenten.

Bronvermeldingen bij de artikelen (in word-bestand bij ‘Bron’) worden zowel in de gedrukte als de online-versie van het artikel gepubliceerd.

Gebruik van gegevens patiënten m.b.t. toestemming in het kader van portretrecht

Bij het gebruik van patiëntfoto’s in een artikel wordt u gevraagd om toestemming van de patiënt voor publicatie aan te leveren via een ingevuld toestemmingsformulier. Deze toestemmingsformulieren worden door ons bewaard bij het artikel (‘submission’) in Editorial Manager. De daarin opgenomen persoonsgegevens van de patiënt worden nergens anders in vermeld, opgeslagen of overgenomen. Toegang tot dit deel van het artikel heeft slechts de betreffende auteur en de bureauredactie.

Bewaartermijnen

Nederlands Tijdschrift Voor Tandheelkunde bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

Persoonsgegevens voor de uitvoering van overeenkomsten tussen NTVT en auteurs c.q. coauteurs: voor onbepaalde tijd c.q. tot in ieder geval tien jaar nadat de auteur voor de laatste keer een artikel heeft aangeleverd.
Persoonsgegevens voor het verzenden van auteursexemplaren (via Bestelkaart auteursexemplaren) of het uitbetalen van honorarium (via Formulier Honorarium) worden door NTVT na aanlevering uit Editorial Manager verwijderd en na één jaar uit de archieven van de redactie-administratie verwijderd. De accountant heeft het recht de gegevens in het kader van fiscale verplichtingen nog enige jaren te bewaren.

Delen van persoonsgegevens met derden

Referenten en auteurs hebben over en weer geen toegang tot de persoonsgegevens zoals die door u zijn ingevoerd in Editorial Manager.

Nederlands Tijdschrift Voor Tandheelkunde deelt persoonsgegevens slechts met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst tussen Nederlands Tijdschrift Voor Tandheelkunde B.V. en auteurs c.q. referenten en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een vewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens als is vastgelegd in deze verklaring. NTVT blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Daarnaast verstrekt Nederlands Tijdschrift Voor Tandheelkunde persoonsgegevens slechts aan andere derden, met uw nadrukkelijke schriftelijke toestemming. Voorts wordt verwezen naar de Privacy Policy Statement van de ontwikkelaars van Editorial Manager (Aries Systems): https://www.ariessys.com/about/privacy-policy/

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Nederlands Tijdschrift Voor Tandheelkunde gebruikt alleen technische, functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en het gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Wij bieden eenieder de mogelijkheid om zich af te melden voor cookies door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast bestaat de mogelijkheid alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Eenieder heeft het recht om de eigen persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Inzien en corrigeren is mogelijk via de persoonlijke instellingen van de eigen account; verzoeken tot opheffen en verwijderen van account kan via een e-mail naar redactie@ntvt.nl.

Daarnaast heeft eenieder het recht om een eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens door Nederlands Tijdschrift Voor Tandheelkunde B.V. en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat bij ons een verzoek ingediend kan worden om de persoonsgegevens waarover wij beschikken in een computerbestand naar een ander te sturen.

Wilt u gebruik maken van het recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of in geval van andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar privacy@ntvt.nl.

Nederlands Tijdschrift Voor Tandheelkunde wijst er tevens op dat eenieder de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Nederlands Tijdschrift Voor Tandheelkunde neemt de bescherming van persoonlijke gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Contactgegevens m.b.t. Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

privacy@ntvt.nl

Contactgegevens redactie

redactie@ntvt.nl
www.ntvt.nl
Postbus 24017 | Zwarte Woud 14
3502 MA UTRECHT | 3524 SJ UTRECHT
030-3031350 (bureau is niet dagelijks op locatie bemand, maar voicemail wordt wel afgeluisterd en er kan worden teruggebeld).